Soạn thảo văn bản là công việc vô cùng quen thuộc của không ít dân văn phòng, đặc biệt là cán bộ, công chức, viên chức nhà nước. Tuy nhiên, không phải bất cứ ai cũng biết cách trình bày văn bản sao cho đúng chuẩn với khuôn mẫu. Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chia sẻ cho bạn đọc cách trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01 sao cho đúng, chuẩn và đẹp mắt.
Những quy tắc trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01
Chỉ dùng 2 khổ giấy là A4 và A5 để soạn thảo
Mỗi lĩnh vực sẽ thường sử dụng một vài khổ giấy đặc trưng để phục vụ cho công việc của mình, như thiết kế, xây dựng: A0, A1, A2 hay thuế, tài chính: A4, A5;…
Tương tự vậy, trong lĩnh vực hành chính, văn bản hành chính được trình bày bám theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (21cm x 29.7 cm). Trường hợp văn bản có các bảng biểu, không trình bày thành các phụ lục riêng thì có thể trình bày theo chiều ngang của trang giấy trong khoản 1 Điều 5 của thông tư 01 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thực tế thì không ít người có thói quen căn chỉnh lề của giấy một cách tùy tiện để lên một dòng hoặc xuống một dòng hay thậm chí để nội dung của văn bản trên cùng một trang giấy. Việc làm này như vô tình vi phạm tiêu chuẩn chung khi bạn trình bày một văn bản hành chính.
Theo đó, nguyên tắc căn lề để chuẩn theo Thông tư 01 được quy định tại khoản 3 Điều 5:
- Lề trên: cách mép trên 2 – 2,5 cm;
- Lề dưới: cách mép dưới 2 – 2,5 cm;
- Lề trái: cách mép trái 3 – 3,5 cm;
- Lề phải: cách mép phải 1,5 – 2 cm.
Ngoài các văn bản hành chính thông thường, các giấy tờ khác như giấy giới thiệu, biên nhận hồ sơ, phiếu chuyển,… phải được trình bày trên khổ A5 (14.8 cm x 21 cm).
Như vậy, khi mà soạn thảo văn bản hành chính, người soạn thảo chỉ được phép dùng khổ giấy A4 hoặc A5.
Chọn phông chữ và cỡ chữ
Dù có nội dung khác nhau thì bất cứ một văn bản hành chính nào cũng phải soạn trên máy tính bằng phông chữ tiếng Việt, bảng mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001 tron Điều 4 Thông tư 01 Bộ Nội vụ.
Riêng cỡ chữ thì sẽ tùy thuộc vào từng vị trí và thành phần của văn bản.
Ví dụ:
Phần Quốc hiệu gồm có 2 dòng chữ là:
| “Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” |
Đặc biệt, phía dưới đó có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ và nên sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline.
Theo đó, dòng chữ thứ nhất là “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” cỡ chữ từ 12 – 13; dòng chữ thứ hai là “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” cỡ chữ từ 13 – 14 (nếu dòng thứ nhất có cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai phải là cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất có cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai phải có cỡ chữ 14).
Phần địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì để cỡ chữ từ 13 đến 14.
Cách ghi tên cơ quan ban hành
Để tránh sai sót khi soạn thảo và làm mất đi giá trị của văn bản, hãy luôn nhớ rằng:
Không được ghi cơ quan chủ quản với:
- Văn phòng Quốc hội;
- HĐ dân tộc, các UB Quốc hội hoặc HĐND và Ủy ban nhân dân các cấp;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương;
- Tập đoàn Kinh tế nhà nước có 91 cty
- Ghi tên cơ quan chủ quản trực tiếp và cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các đơn vị còn lại.
Trình bày nội dung như thế nào?
Trình bày nội dung phải ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết và cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ phổ thông, thuật ngữ chuyên môn cần phải xác định rõ nội dung thì cần được giải thích trong văn bản;
- Lưu ý viết hoa chữ cái đầu của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng…
Kết Luận
Trên đây là một số gợi ý cho cách trình bày mẫu báo cáo theo thông tư 01 mà các bạn đọc nên biết. Soạn thảo văn bản là một việc vô cùng quan trọng và thiết yếu vậy nên nắm chắc các thông tin trong thông tư 01 được tóm tắt một số phần ở trên thì quả là một điều vô cùng hữu ích và cần thiết.
